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電子郵件管理


                    您為何需要這個產品

電子郵件是國際貿易公司與客戶往來詢盤,溝通最重要的手段之一。企業幾乎都會使用擁有自己的企業郵箱,以方便企業與客戶的服務溝通。對于郵件管理軟件,目前很多公司使用Outlook,Foxmail,但是對企業用戶來說,其功能是遠遠不能滿足企業協同辦公需要:                


               

1.因為郵件客戶端軟件如Outlook,Foxmail接收到郵件,會保存到各個業務人員的電腦上面。如果筆記本丟失,或者是電腦感染病毒,就會丟失所有的歷史郵件。而服務端的電子郵件由于節省空間,會定期自動刪除,因此使用客戶端的郵件管理軟件,毫無疑問會出現郵件丟失的風險,而且隨著時間推移,情況更加嚴重。                


               

2.員工收到的郵件無法與統一的客戶資料關聯,管理人員也無法依據客戶來查看所有往來郵件。因為往來郵件都分散到業務人員的各自的電腦上。因此無法對收到的郵件進行協同處理,標示,關聯,也不能有效分享,只能不斷重復轉發。                


               

3.管理人員無法知曉客戶郵件和問詢是否及時回復,以及回復情況,甚至無法查看到客戶下的完整郵件往來歷史。                


               

4.智能手機和平板電腦的普及使郵件處理更加碎片。很多企業的員工,也會使用手機和平板內置的電子郵件客戶端來管理郵件。這樣就出現了更多新的問題, 員工和管理人員的收件信息分散在不同的設備上面,而且還要進行不同設備上的繁瑣設定才能使用。                

                                

                    理泊EDP企業級電子郵件系統幫助您改善以下問題

0.開通理泊EDP全球郵的增值服務,全面支持所有國外流行的主流電子郵件服務提供商在國內的繼續使用和訪問,如Gmail,Hotmail等??梢詭椭髽I通過理泊在海外的服務器直接收取和發送Gmail,Hotmail等受限制的國外郵箱中的郵件并傳輸回國內,這樣就避免了在國內由于網絡限制無法訪問國外郵箱的情形。也能讓您的國外客戶收發到貴公司的郵件更加通達,順暢。 同時,可以讓您繼續利用Gmail郵件,通過理泊EDP郵件群發營銷計劃,就可以群發營銷郵件可以達到500封每天每賬戶。         

                     

1.當郵件達到上萬封的時候,Outlook、Foxmail郵件客戶端運行極其緩慢,嚴重影響了您的工作效率,而且是檢索速度非常慢,檢索條件無法精確。                

2.您想快速編寫精美的郵件給客戶。但是傳統的郵件終端卻無法做到,而只能依賴專業美工緩慢的設計周期。                

3.當您收到封郵件的時候,想安排其他員工來編寫回復郵件。                

4.您想通過iPhone,iPad查看的企業帳號所有往來郵件。同時,不希望需要在筆記本上,智能手機上或者平板電腦上老是要設置繁瑣的管理帳號信息。                

5.您的業務員是否有飛單的現象,您能否及時掌握與客戶的電子郵件外來情況。                

6.您的業務員是否有經常遺忘客戶,怠慢客戶的的情況,但是管理人員除非來到業務員的電腦上面才能發覺?                

7.在您收到郵件的時候,希望系統能直接識別那些是新客戶,老客戶,如果是老客戶,它應該自動歸屬到負責的員工那里。                

8.突然有一天,非常不幸,您或者您的員工筆記本丟失,系統崩潰,或者離職,導致所有相關的郵件全部丟失。因為Outlook或者Foxmail是一個客戶端,所有郵件只在您/您的員工電腦中保存。這些郵件都是公司的重要資產,但是他們卻可以被輕易的丟失,或者不能移交。                

9.您希望發送一個郵件,在客戶第二天上班的當地時間9:00可以收到這封郵件。                

10.您想通過郵件/短信,建立有效的電子郵件營銷管理。                


               

而理泊EDP電子郵件協作管理系統專門為所有以上問題和您的希望而設計的解決方案。                

           

                    產品特性

0. 寫郵件的時候,啟用理泊軟件獨家的精美編輯器模式。讓業務人員幾分鐘就可以制作完畢媲美專業美工一周的精美郵件。該特性幾乎可以秒殺Outlook,Foxmail以及所有同行郵件管理軟件。                

1.中文,英文和繁體中文無縫支持,讓組織員工可以使用合適的語言協作。同時支持iPhone,iPad,和Android智能手機和平板電腦,您可以使用這些超便捷的設備來查看和發送郵件, 不同設備能自動同步。并且無需將大量的郵件下載到這些設備中,也無需配置繁瑣的賬戶信息。                

2.EDP郵件管理支持百萬封級別的郵件仍能極速檢索,快速高效管理、收取, 您無需為了節約空間而要不斷刪除珍貴的郵件,在服務器上可以為您保存海量的電子郵件,并能每天自動為您和您的員工備份。                

3.軟件整合客戶資料,供應商等聯系人信息,所有郵件自動關聯企業客戶、供應商資料,將不同的郵件自動歸檔到客戶和員工名下,又能讓高級管理人員看到所有員工的所有往來郵件。                

4.電子郵件分發功能, 無需轉發,就可以讓相關員工直接查看或者一起編寫電子郵件。最后,郵件編寫完畢后,您或者您的同事都可以直接發送回復。                

5.設定公司公開電子郵件模板,如新產品A介紹郵件模板,產品價格清單郵件模板,可以讓業務員在編寫郵件直接引用,保證郵件編寫效率和資料的最新版本。也可以設定業務員自己的簽名模板,最大程度提高寫郵件效率。                

6.強大的郵件群發功能,并支持個性化稱呼,以及群發單顯,讓您輕松使用郵件進行營銷。                

7.甚至可以用一個郵件賬戶管理一個部門或者一整個公司的往來電子郵件。 支持部門郵箱,或者讓相關的業務讓人員共享同一個郵件,讓這個郵箱地址的所有往來郵件和處理。這種方式對銷售部門,和售后服務部門特別適用,因為銷售部門一般會收到大量的咨詢,同時要及時的回復。                

8. 客戶發來的郵件 , 自動歸檔為 " 新客戶 "," 老客戶郵件 ", 對于 " 新客戶 ", 可以分配業務員進行跟進 . 統一記錄業務員對于該郵件的處理情況 , 跟進情況 , 跟進的周期 , 是否延誤等。                

9.EDP電子郵件還是高效的電子營銷工具。在節假日的時候,或者公司有新產品/服務, 可以制定郵件營銷計劃,導入客戶/潛在客戶/供應商的名單,進行批量單顯發送,設定多個郵件群發帳號,并可以設定郵件的群發間隔,這樣就不會被郵件服務器當作垃圾郵件進行屏蔽。                

10.可以無縫的配合理泊EDP客戶關系模塊,為業務員提供統一和高效率的客戶開拓平臺,并方便管理員對業務員進行全面的管理和銷售推進工作。                

           

                    目標與利益——該方案得到實施后:

保證高質量和高效率郵件處理,提升通過電子郵件服務客戶的能力。                

可以通過電子郵件營銷計劃,輕松通過郵件將信息傳遞到成千上萬的客戶/潛在客戶那里。                

公司的所有往來郵件得到安全的保管,掌握。 業務運營的風險得到有效的控制。                

                    企業統一郵件帳號設置

企業郵件系統在企業的運營活動中 , 扮演重要的角色 , 它是企業與客戶 , 企業與供應商的傳遞信息的重要工具 . 現在 , 現在公司一般會有企業郵件帳戶 , 也會讓每一各業務員都擁有自己的帳號 , 通過各自的帳號與客戶交流 . 這樣 , 郵件信息就會保留在各自在不同的電腦 Outlook 或者其他客戶端中,客戶資料非常分散 . 業務員的跟進活動也不能進行統一的控管 。
通過系統重的企業統一帳號郵件設置 , 企業可以對外提供統一的幾個郵件號碼 , 系統會自動接收不同的客戶來的郵件信息 , 自動進行歸檔 , 并進行分配 , 跟進 , 這樣數據可以集中 , 服務流程可以得到很好的檢視 。
               

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                    郵件@工作臺

在工作臺中直接顯示已關聯郵件(已建檔客戶/供應商/潛在客戶的未處理新郵件),未關聯郵件(未建檔客戶/供應商/潛在客戶的未處理新郵件),以及已分發的郵件(收到客戶的郵件,分發給其他員工未處理的郵件)。 確保第一時間知曉郵件的狀態和處理信息。                

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                    客戶郵件收取

EDP 企業管理系統中 , 會將客戶發來的郵件 , 自動歸檔為 " 新客戶 "," 老客戶郵件 ", 對于 " 新客戶 ", 可以分配業務員進行跟進 . 并且 , 系統可以統一記錄 , 業務員對于該郵件的處理情況 , 跟進情況 , 跟進的周期 , 是否延誤等 , 對于重要的郵件 , 還可以進行分發,標記是否公開(如果公開,其他人也可以看見此郵件,并能進行回復),也可以將郵件打上標簽,便于將郵件進行歸類。同時,系統可以自動收取郵件(時間間隔可以設定),也可以業務人員手工來收取郵件。                

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                    寫郵件

在理泊EDP寫郵件的時候,可以啟用精美編輯器,可以讓您幾分鐘之內就可以設計出媲美專業美工一周工作成果的精美郵件。讓客人和合作伙伴看起來賞心悅目,以彰顯公司產品和服務的專業能力。                


               

而理泊軟件的郵件精美編輯器功能讓EDP郵件模塊可以秒殺個人郵件Outlook,Foxmail的軟件客戶端,以及Hotmail, Gmail的等在線郵件供應商,甚至Mac,iPad上的蘋果Mail。                 



               

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                    發送郵件

       發送者時可以選擇該郵件的發送對象,并且支持群發功能。發送者也可以根據郵件模板、或者知識庫發送郵件,支持文件批量拖拽上傳,設置郵件的優先級,是否公開,目的,以及可以把郵件分配給相關業務員查看。        

郵件群發支持使用公司的郵件輪詢發送。如果郵件群發上萬、上十萬封,可以購買理泊EDP云郵件服務,通過選擇國外或者國內雙線路快速、安全的群發業務推廣郵件。

        

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                    郵件模板

郵件模板可以創建業務員自己的郵件模板,方便在寫郵件的時候,可以將模板導入。如個性簽名,公司的產品標準資料都可以制作成模板。制作精美的郵件模版可以共享給公司所有業務人員使用,提升業務人員效率和專業度。                


               

               

                    郵件歸檔

郵件歸檔是將海量郵件歸檔,方便快速檢索郵件 , 以達到信息價值最大化利用,徹底解決個人用戶郵箱爆滿情況 , 存儲無限擴展。                

           

                    電子郵件營銷計劃

管理人員在特殊節日、新的優惠促銷活動、新產品上市等時候,可以建立營銷計劃 ,導入電子郵件(來自潛在客戶,客戶等),通過系統自動發送。
高效郵件群發營銷實現主動自動開拓業務,而且EDP同時擁有業界領先、獨創的精確郵件追蹤,準確定位目標興趣客戶。
這樣可以幫助企業建立有效的,便捷的,而且是免費的電子營銷方案。
               

           

                    電子郵件分析報表

可以從不同維度分析往來郵件的收發情況,了解工作效率以及客戶的往來郵件行為。
               

               


               

               


               

           

理泊EDP電子郵件協作管理系統是理泊EDP國際貿易軟件的部分功能,更多信息,請訪問這里            

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